Algemene voorwaarden

Deze Algemene voorwaarden zijn van toepassing op offertes, aanvragen, bestellingen, overeenkomsten en diensten die onder de handelsnaam Zoffis worden aangeboden. De klant is de persoon of organisatie die in de overeenkomst wordt vermeld. De overeenkomst bestaat uit de geaccepteerde bestelling of het contract, deze voorwaarden, de toepasselijke dienstbeschrijving en eventuele schriftelijke aanvullingen. Bij tegenstrijdigheid heeft een specifiek schriftelijk overeengekomen beding voorrang.

De klant moet deze voorwaarden vóór aanvaarding van de dienst ontvangen of kunnen downloaden. Zoffis mag gebruikmaken van locatiepartners, betalingsdienstaanbieders, hostingproviders en andere onderaannemers, waarbij Zoffis verantwoordelijk blijft voor zijn contractuele verplichtingen.

Aanvragen moeten volledig en correct zijn. De klant moet onverwijld identificatiegegevens en informatie over de onderneming, vertegenwoordigers, uiteindelijk belanghebbenden, bedrijfsactiviteiten en andere gegevens verstrekken die redelijkerwijs nodig zijn voor de onboarding, naleving van wet- en regelgeving of voortzetting van de dienstverlening. Zoffis mag informatie verifiëren en gedurende de overeenkomst om bijgewerkte gegevens vragen.

Zoffis streeft naar een snelle en eenvoudige onboarding en kan een daarvoor in aanmerking komende, volledige aanvraag binnen 24 uur activeren. Dit is een servicedoelstelling en geen garantie: de doorlooptijd is afhankelijk van volledige documenten, een succesvolle beoordeling, betaling en beschikbare adrescapaciteit. Zoffis kan acceptatie of registratie door KVK, een bank, de Belastingdienst of een andere derde niet garanderen.

Alleen de diensten die uitdrukkelijk in de overeenkomst of bestelling staan vermeld, zijn inbegrepen. Een bedrijfsadresabonnement kan, afhankelijk van het gekozen abonnement, het gebruik van het toegewezen adres, de ontvangst van toegestane zakelijke brieven, scannen, opslag en toegang tot het account omvatten. Voor fysieke doorzending, koeriersdiensten, bijzondere verwerking en ander gebruik kunnen extra kosten in rekening worden gebracht.

Zoffis aanvaardt gewone zakelijke correspondentie in briefformaat, tenzij anders overeengekomen. Pakketten, handelswaren, gevaarlijke goederen, contant geld, privépost en zendingen die een bijzondere verwerking vereisen, kunnen worden geweigerd of geretourneerd. De klant blijft verantwoordelijk voor afzenders, juridische kennisgevingen, termijnen en het actueel houden van contactgegevens en doorzendinstructies.

Zoffis beheert een netwerk van locaties in Amsterdam. Klanten kunnen geen specifieke locatie kiezen, tenzij Zoffis uitdrukkelijk anders overeenkomt. Het toegewezen adres is afhankelijk van de beschikbaarheid en wordt vóór activering in de overeenkomst bevestigd.

Zoffis mag een toegewezen adres vervangen wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk is vanwege capaciteit, veiligheid, toegang tot het gebouw, wijzigingen in huur- of partnerovereenkomsten, regelgeving, compliance, continuïteit of operationele vereisten. Zoffis stelt de klant, voor zover de omstandigheden dit toelaten, redelijkerwijs vooraf op de hoogte, wijst een vervangende Zoffis-locatie toe en zet de bestaande overeenkomst voort onder in wezen gelijkwaardige servicevoorwaarden. De klant is verantwoordelijk voor het tijdig wijzigen van het bedrijfsadres bij KVK en in alle andere registers, bij autoriteiten, banken, klanten en leveranciers en in publicaties. Zoffis verstrekt redelijke ondersteunende documentatie; de klant draagt zijn eigen registratie- en administratiekosten, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

Een overeenkomst met Zoffis kan de klant het recht geven om beschikbare werkruimten of vergaderruimten te boeken, maar een fysieke werkruimte is niet automatisch inbegrepen bij online bedrijfsadrespakketten. Elke boeking is afzonderlijk, afhankelijk van beschikbaarheid en bevestiging, en wordt in rekening gebracht tegen de vermelde of geoffreerde prijs, tenzij de overeenkomst uitdrukkelijk een tegoed of gebruiksrecht omvat.

Gebruikers en bezoekers moeten zich op verzoek identificeren, de ruimten uitsluitend voor rechtmatige professionele doeleinden gebruiken, openingstijden, reserveringen, medewerkers, omwonenden, veiligheidsinstructies en een rustige werkomgeving respecteren en de ruimten en gedeelde voorzieningen schoon achterlaten. Bezoekers moeten worden geregistreerd en blijven onder de verantwoordelijkheid van de klant vallen. Roken, overlast, intimidatie, illegale inhoud, onveilig gebruik, onbevoegde toegang, het kopiëren van sleutels of toegangsgegevens en het verstoren van netwerken of andere gebruikers zijn verboden. De klant is aansprakelijk voor verlies of schade veroorzaakt door zijn gebruikers of bezoekers. Voor verloren sleutels of toegangspassen, extra schoonmaak, schade, uitloop en het niet verschijnen bij een boeking kunnen kosten in rekening worden gebracht. Internet en faciliteiten worden op basis van redelijke inspanningen aangeboden en kunnen worden onderbroken wegens onderhoud of omstandigheden buiten de invloedssfeer van Zoffis. Ook locatiespecifieke boekings- of huisregels die bij de reservering worden meegedeeld, zijn van toepassing.

Prijzen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld. Periodieke kosten moeten vooraf worden betaald; gebruikskosten en kosten van derden kunnen afzonderlijk worden gefactureerd. Facturen moeten worden betaald op de vermelde vervaldatum. De klant moet een gegrond bezwaar tegen een factuur onverwijld kenbaar maken en niet-betwiste bedragen betalen. Voor achterstallige bedragen kunnen redelijke incassokosten en wettelijke rente in rekening worden gebracht.

Zoffis mag periodieke prijzen wijzigen vanwege inflatie, belastingen, overheidsmaatregelen, kosten van leveranciers, vastgoed, personeel, beveiliging, compliance of bedrijfsvoering, investeringen in de dienst of een wezenlijke wijziging van de dienst. Zoffis deelt de nieuwe prijs, de reden en de ingangsdatum vooraf mee. Een wijziging gaat normaal gesproken in bij verlenging of na afloop van de toepasselijke opzegtermijn. Wanneer een niet-wettelijke verhoging tijdens een lopende consumentenovereenkomst ingaat of anderszins wezenlijk nadelig is, mag de klant de betreffende dienst vóór de ingangsdatum zonder opzegkosten beëindigen, tenzij de verhoging rechtstreeks voortvloeit uit een duidelijk overeengekomen indexatiemethode. Dwingend consumentenrecht heeft altijd voorrang.

De klant moet de dienst gebruiken voor zijn eigen daadwerkelijke, rechtmatige onderneming, zijn registraties en gegevens actueel en correct houden, account- en toegangsgegevens beveiligen en zich houden aan de wet en redelijke instructies van Zoffis. Het adres mag niet worden gebruikt als woonadres, voor een niet-bekendgemaakte derde of voor misleidende, frauduleuze, gesanctioneerde, gevaarlijke of onrechtmatige activiteiten. De klant mag niet de indruk wekken dat Zoffis de onderneming van de klant beheert, ondersteunt of daarvoor wettelijk verantwoordelijk is.

De klant moet Zoffis onmiddellijk informeren over wijzigingen in eigendom, vertegenwoordigers, bedrijfsactiviteiten, risicoprofiel, insolventie, sanctiestatus of omstandigheden die van invloed zijn op de geschiktheid. Zoffis mag de dienstverlening beperken zolang noodzakelijke informatie ontbreekt.

De ingangsdatum, minimumduur en regeling voor verlenging of maandelijkse opzegging staan in de overeenkomst. Opzegging moet worden ingediend via de methode die in het account of de overeenkomst staat vermeld en wordt van kracht na afloop van de toepasselijke opzegtermijn. Reeds verschuldigde kosten blijven betaalbaar.

Zoffis mag de toegang tot post, boekingen, accountfuncties of het gebruik van het adres opschorten bij achterstallige betalingen, beveiligingsproblemen, onvolledige compliance-informatie, ernstige overlast of vermoedelijk onrechtmatig gebruik. Zoffis mag de overeenkomst onmiddellijk beëindigen bij fraude, onwettige activiteiten, sanctierisico, een wezenlijke of herhaalde tekortkoming, bedreigingen voor personen of eigendommen, of wanneer voortzetting van de dienst in strijd zou zijn met de wet. Bij beëindiging van de overeenkomst moet de klant onmiddellijk stoppen met het gebruik van het adres, KVK en alle andere vermeldingen bijwerken, toegangsmiddelen retourneren en openstaande kosten voldoen. Post die daarna wordt ontvangen, kan worden geretourneerd, geweigerd, veilig vernietigd of tegen extra kosten worden verwerkt, met inachtneming van de wet en een eventueel overeengekomen overgangsperiode.

Zoffis betracht redelijke zorgvuldigheid, maar garandeert geen ononderbroken beschikbaarheid van ruimten, internet, post-, platform- of diensten van derden. Zoffis is niet aansprakelijk voor vertragingen of tekortkomingen als gevolg van gebeurtenissen die redelijkerwijs buiten zijn invloedssfeer liggen, waaronder verstoringen bij vervoerders, uitval van nutsvoorzieningen of internet, overheidsmaatregelen, noodsituaties in een gebouw, cyberincidenten ondanks passende beveiligingsmaatregelen of het niet beschikbaar worden van een locatie.

Voor zover wettelijk toegestaan, is Zoffis uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die is veroorzaakt door een toerekenbare tekortkoming. De totale aansprakelijkheid is beperkt tot de vergoedingen die voor de getroffen dienst zijn betaald gedurende de zes maanden voorafgaand aan de gebeurtenis. Zoffis is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gederfde winst, gemiste kansen, reputatieschade of schade veroorzaakt door onjuiste informatie van de klant, derden, beslissingen van KVK of gemiste posttermijnen. Deze beperkingen gelden niet wanneer uitsluiting wettelijk niet is toegestaan, waaronder aansprakelijkheid als gevolg van opzet of bewuste roekeloosheid van de leiding van Zoffis, of overlijden of lichamelijk letsel wanneer dwingend recht anders bepaalt. De klant dient voor een passende bedrijfs- en inventarisverzekering te zorgen.

Zoffis verwerkt persoonsgegevens zoals beschreven in zijn Privacybeleid. Vertrouwelijke informatie wordt uitsluitend gebruikt om de overeenkomst uit te voeren, aan wettelijke verplichtingen te voldoen of wettelijke rechten te beschermen. Website-inhoud, software, merkuitingen en materialen blijven intellectueel eigendom van Zoffis of zijn licentiegevers.

Zoffis mag deze voorwaarden wijzigen om juridische, regelgevende, beveiligings-, operationele of dienstgerelateerde redenen. Wijzigingen worden vooraf meegedeeld en zijn normaal gesproken vanaf de verlenging van toepassing. Bij wezenlijk nadelige tussentijdse wijzigingen hebben consumenten de opzeggingsrechten die de wet voorschrijft. Als een bepaling ongeldig is, blijven de overige bepalingen van kracht en wordt de ongeldige bepaling vervangen door een rechtsgeldige bepaling die het doel ervan zo dicht mogelijk benadert. Het niet uitoefenen of afdwingen van een recht houdt geen afstand van dat recht in.

Nederlands recht is van toepassing. Partijen zullen eerst te goeder trouw proberen een klacht via de ondersteuning van Zoffis op te lossen. Als dat niet lukt, worden geschillen voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter. Een consument kan zich beroepen op elke dwingend bevoegde rechter of consumentenbescherming die beschikbaar is in het land waar die consument woont.