Privacybeleid

We kunnen de volgende gegevens verzamelen:

• identiteits- en contactgegevens, waaronder uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer;
• informatie over de onderneming, bestuurders, vertegenwoordigers en uiteindelijk belanghebbenden, KVK-gegevens en documenten die nodig zijn om identiteit, bevoegdheid, geschiktheid en naleving te verifiëren;
• informatie over aanvragen, overeenkomsten, diensten, facturen, betalingen en transacties;
• gegevens over postverwerking, zoals informatie over de afzender, afbeeldingen van enveloppen, scans en instructies voor doorzending of vernietiging;
• gegevens over accounts, aanmeldingen, apparaten, beveiliging en ondersteuning;
• berichten die zijn verzonden via contactformulieren, terugbelverzoeken, e-mail, WhatsApp of Zoffis Assistant;
• boekingen van werkplekken of vergaderruimten en bezoekers- en toegangsgegevens wanneer van deze diensten gebruik wordt gemaakt; en
• websitegebruik, cookievoorkeuren en technische gegevens. Niet-essentiële cookies worden alleen gebruikt wanneer dit is toegestaan en in overeenstemming met uw keuzes.

We verwerken persoonsgegevens om aanvragen te beoordelen, overeenkomsten aan te gaan en uit te voeren, zakelijke adresdiensten toe te wijzen en uit te voeren, post te verwerken, accounts en ondersteuning aan te bieden, betalingen te verwerken, boekingen van werkplekken te beheren, onze klanten en locaties te beschermen, misbruik en fraude te voorkomen, te voldoen aan fiscale, boekhoudkundige, KVK-, gerechtelijke, toezichthoudende en andere wettelijke vereisten, onze diensten te verbeteren en, waar toegestaan, service- of marketingcommunicatie te verzenden.

Onze rechtsgronden zijn de uitvoering van een overeenkomst of maatregelen die op uw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst worden genomen, de naleving van wettelijke verplichtingen, onze gerechtvaardigde belangen bij het exploiteren en beschermen van Zoffis, en toestemming wanneer de wet dit vereist. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken, zonder dat dit gevolgen heeft voor eerdere rechtmatige verwerkingen.

We delen uitsluitend wat redelijkerwijs noodzakelijk is met dienstverleners die ondersteuning bieden voor hosting, beveiliging, klantaccounts, e-mail en communicatie, betalingen, documentverwerking, post- en koeriersdiensten, analyses, professioneel advies, nalevingscontroles, het beheer van werkplekken en Zoffis Assistant. We kunnen gegevens ook verstrekken aan verhuurders of locatiepartners wanneer dat nodig is om de overeengekomen dienst te leveren, en aan autoriteiten wanneer dit wettelijk verplicht is of noodzakelijk is om wettelijke rechten te beschermen.

Dienstverleners verwerken gegevens op grond van passende contractuele verplichtingen. Als gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven, gebruikt Zoffis een wettelijk toegestaan doorgiftemechanisme en passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit of goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

Zoffis Assistant helpt bij het beantwoorden van vragen en kan gebruikmaken van de tekst die u zelf indient. Voer geen wachtwoorden, betaalkaartgegevens of identiteitsdocumenten in de assistent in. Gesprekken met de assistent worden niet op zichzelf gebruikt om beslissingen te nemen die rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen hebben. Aanvragen, nalevingskwesties en activeringsbeslissingen worden waar passend door een medewerker beoordeeld.

We bewaren persoonsgegevens alleen zolang als nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, een actieve relatie, beveiliging, geschillen en toepasselijke wettelijke verplichtingen. Overeenkomsten, facturen en belangrijke administratieve gegevens worden doorgaans bewaard gedurende de toepasselijke Nederlandse fiscale bewaartermijn. Nalevings- en identiteitsgegevens worden bewaard gedurende de periode die de toepasselijke wetgeving voorschrijft. Gegevens van afgewezen of niet-voltooide aanvragen, ondersteuningsberichten, gegevens van de assistent, postscans en toegangsgegevens worden volgens gedocumenteerde schema's verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een langere termijn noodzakelijk is vanwege een rechtsvordering, fraudepreventie of een andere wettelijke verplichting.

De actuele bewaartermijnen van cookies worden in de cookie-instellingen weergegeven. U kunt Zoffis om meer informatie vragen over de termijn die op een specifiek gegeven van toepassing is.

Afhankelijk van de omstandigheden kunt u verzoeken om inzage, rectificatie, verwijdering, beperking of overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens, bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen of direct marketing, en uw toestemming intrekken. Neem contact met ons op via het bovenstaande e-mailadres. We kunnen om evenredige informatie vragen om uw identiteit te verifiëren en reageren normaal gesproken binnen één maand.

U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. We stellen het op prijs als u ons eerst de gelegenheid geeft om uw zorgen te behandelen.

Zoffis gebruikt organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen die zijn afgestemd op de aard van de gegevens en de bijbehorende risico's. Geen enkele internetdienst is volledig zonder risico. Bescherm daarom uw inloggegevens en meld vermoedelijk misbruik direct aan ons.

Onze diensten zijn bedoeld voor volwassenen die namens een onderneming of organisatie handelen, niet voor kinderen. We kunnen dit beleid bijwerken wanneer onze diensten, leveranciers of wettelijke verplichtingen veranderen. Wezenlijke wijzigingen worden, waar passend, via de website, het account of e-mail gecommuniceerd. De bovenstaande ingangsdatum geeft aan welke versie momenteel van kracht is.